CEREMIONIAL Y PROTOCOLO
Sin duda las Relaciones Publicas tiene un rol importante dentro de la organización, además de mantener un vínculo entre empresa y públicos mantiene también a su cargo actividades sociales dentro de la empresa, como cenas, almuerzos, recepciones, inauguraciones, convenios, etc. Por tanto son actividades relacionadas netamente a la empresa con sus públicos y la proyección de instituciones.
Para esto se toma en cuenta un conjunto de formalidades entre ella sobresale el ceremonial y el protocolo. En el ceremonial tenemos un conjunto de formalidades para cualquier acto publico. Dentro del protocolo abarca códigos, reglas internacionales, presentaciones estableciendo las precedencias dependiendo del cargo que tienen.
Dentro de las precedencias no referimos a la jerarquía de las personas dependiendo del cargo que tienen y esto permite gozar de ciertas preferencias tanto en el lugar, la ubicación y atención. El protocolo es el orden y el respeto a la jerarquía. Así mismo se tomara en cuenta varios detalles dentro de una ceremonia, lo principal es saber el grado de jerarquía que tienen los invitados, para así ser ordenados, en el centro siempre ira la persona que invita a la derecha el grado mayor, y así sucesivamente.
Tendra a su cargo realizar el modelo de las invitaciones que generalmente son en cartulina blanca y se envían con un lapso de quince días de anticipación, generalmente cuando no pueden asistir lo deberán comunicarlo de forma inmediata. En las comidas se tomara en cuenta el menú, y los vinos que tomaran.
Nos damos cuenta que las Relaciones Publicas tiene a su cargo el moderno planteamiento de organización de distintos eventos, certámenes que se refieren de una u otra forma a las actividades que desempeña la Empresa. De realizarse eventos internacionales este será programado con un año antes de anticipación. Para que el relacionista puede realizar la planificación estratégica las reservaciones de hotel, comida, vehículos entre otros, distintos elementos promocionales , plaquetas, di plomas y reconocimientos .
El relacionista publico llevara a su cargo la agenda donde tendrá que estar al pendiente de todas las fechas importantes de la organización, entre ellos el aniversario de la organización , teniendo en cuenta el local, equipos tarimas, los discursos que se presentaran esa noche deberán ser acerca de la trayectoria de la empresa.
De acuerdo a los medios de comunicación, el relacionista publica será el encargado de mantenerlos informados en cuanto algunos cambios que se presenten dentro de la organización además el vinculo deberá ser amistoso. Entre los medios de comunicación tenemos prensa escrita, radiodifusión, televisión , información de prensa .Entonces podemos decir el rol importante que maneja un relacionista publico es planificador, organizador, es la agenda viva de una empresa, èl deberá ser claro, veraz, objetivo y oportuno al momento de brindar informaciones a los medios.
Además tendra a su cargo la revisión de la revista de la organización, esta es muy conocida como “House Organ”, constituye un medio de comunicación interna y externa con sus públicos sin duda esto ayudara a mantener el prestigio de la organización, en el contenido deberá informar los avances que esta realizando la organización, informara acerca de las finalidades de la empresa, la posición que se encuentra, informar acerca de las campañas de seguridad que brinda. A través del contenido los públicos estarán informados de manera frecuente de los cambios que se realiza dentro de la organización.
